Ist ein Übergabeprotokoll in Deutschland gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, es besteht keine Pflicht, eines zu erstellen. Ohne Protokoll kannst du den Zustand der Wohnung bei Ein- oder Auszug aber kaum beweisen, was Abzüge von der Kaution sehr schwer zu begründen macht. In der Praxis ist es unverzichtbar.

Was gehört in das Übergabeprotokoll?

Das Datum, beide Parteien, jeder Raum mit Zustand und Mängeln, alle Zählerstände (Strom, Gas, Wasser), die Anzahl der übergebenen Schlüssel und die Unterschriften beider Seiten. Fotos sollten beigefügt und referenziert werden.

Darf ich normale Abnutzung abziehen?

Nein. Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch darf nicht dem Mieter berechnet werden. Abziehen darfst du nur für echte Schäden oder vereinbarte Pflichten, die der Mieter nicht erfüllt hat, und das Protokoll ist dein Nachweis für den Unterschied.

Wohnungsübergabeprotokoll: Der beste Schutz für Vermieter (2026)

Q: Wie lange darf ich mit der Rückzahlung der Kaution warten?

Es gibt keine feste gesetzliche Frist, aber angemessen sind in der Regel drei bis sechs Monate, lang genug, um die letzte Nebenkostenabrechnung abzuwarten. Für offene Posten darfst du einen angemessenen Teil einbehalten.

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche Auskünfte wende dich bitte an einen Fachanwalt für Mietrecht.

Wenn ein Mieter auszieht und die Kaution zurückverlangt, steht zwischen dir und einem Streit nur ein Blatt Papier: das Wohnungsübergabeprotokoll. Es hält fest, wie die Wohnung aussah, als der Mieter einzog, und wie sie aussah, als er auszog. Ohne dieses Protokoll kannst du Schäden kaum beweisen und kaum etwas von der Kaution einbehalten. Dieser Ratgeber zeigt, was du festhältst und wie.

Kostenlose Vorlage: Wohnungsübergabeprotokoll als PDF herunterladen und bei Ein- und Auszug ausdrucken und ausfüllen.

Warum es dich schützt

Ein Kautionsstreit läuft immer auf eine Frage hinaus: War der Schaden vorher da oder hat ihn der Mieter verursacht? Wenn du den Zustand bei Einzug und noch einmal bei Auszug dokumentiert hast, steht die Antwort auf dem Papier, unterschrieben von beiden Seiten. Wenn nicht, kann der Mieter glaubhaft behaupten, jede Spur sei schon da gewesen, und du bekommst keinen Euro abgezogen. Das Protokoll ist keine Bürokratie, es ist dein Beweismittel.

Kein Gesetz zwingt dich, eines zu erstellen. Genau deshalb macht es der sorgfältige Vermieter immer - es verwandelt "Aussage gegen Aussage" in eine dokumentierte Tatsache.

Zweimal machen: Einzug und Auszug

Das Protokoll wirkt nur als Paar. Ein Auszugsprotokoll allein beweist nichts, weil die Vergleichsgrundlage fehlt. Erstelle eines bei Schlüsselübergabe an den Mieter und ein zweites bei Rückgabe, mit derselben Struktur, damit beide direkt vergleichbar sind.

Was du festhältst

Kopf: Datum, Adresse, Namen von Vermieter und Mieter.
Jeder Raum einzeln: Wände, Boden, Fenster, Türen und Einbauten, mit Zustand und vorhandenen Mängeln genau notiert ("Kratzer auf Küchenarbeitsplatte, 10 cm, links vom Spülbecken").
Zählerstände: Strom, Gas und Wasser, jeweils mit Zählernummer. Das allein verhindert die meisten Nebenkostenstreitigkeiten.
Schlüssel: wie viele je Art übergeben werden.
Fotos: machen, datieren und im Protokoll referenzieren.
Unterschriften: beide Parteien unterschreiben. Ein nicht unterschriebenes Protokoll ist wenig wert.

Abnutzung ist kein Schaden

Normale Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch darfst du dem Mieter nicht berechnen - verblasste Farbe, kleine Möbelspuren, abgenutzter, aber intakter Boden. Das ist durch die Miete abgegolten, nicht durch die Kaution. Abziehen darfst du nur für echte Schäden über die normale Nutzung hinaus oder für konkrete Pflichten, die der Mieter zugesagt und nicht erfüllt hat. Das Protokoll ist der Weg, beides glaubhaft zu trennen.

Die Kaution zurückzahlen

Es gibt keine feste Frist, aber angemessen sind drei bis sechs Monate - lang genug, um die letzte Nebenkostenabrechnung zu erhalten. Für noch offene Posten darfst du einen angemessenen Teil einbehalten und den Rest freigeben. Abzüge müssen aufgeschlüsselt und idealerweise mit Einträgen im Auszugsprotokoll verknüpft sein.

Wo es in den Ablauf passt

Die Übergabe ist der letzte Schritt einer guten Vermietung - nach Preisfindung, Inserat, Prüfung und Vertrag. Den gesamten Ablauf zeigt Wohnung vermieten in Berlin, und achte darauf, dass Kautions- und Reparaturregelungen im Mietvertrag zu dem passen, was das Protokoll festhält.